Algemene Voorwaarden

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1.1 'Nova Septem' - Nova Septem B.V., gebruiker van deze algemene voorwaarden.

1.2 'Opdrachtgever' - De natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Nova Septem een overeenkomst sluit.

1.3 'Diensten' - Alle werkzaamheden en diensten van Nova Septem, waaronder maar niet beperkt tot:

• webdevelopment;
• webshopontwikkeling;
• ERP- en maatwerksoftware;
• hosting;
• domeinregistratie;
• cloud- en Microsoft 365 diensten;
• e-maildiensten;
• SEO;
• SEA;
• social media marketing;
• contentcreatie;
• videoproductie;
• consultancy;
• support en onderhoud.

1.4 'Schriftelijk' - Onder schriftelijk wordt mede verstaan communicatie per e-mail of andere elektronische communicatiemiddelen.

1.5 'SLA' - Een eventueel tussen partijen overeengekomen Service Level Agreement waarin aanvullende afspraken zijn opgenomen over support, responstijden, beschikbaarheid, onderhoud en back-updiensten.

1.6 'AI-tools' - Software, systemen en toepassingen gebaseerd op kunstmatige intelligentie die door Nova Septem worden gebruikt ten behoeve van contentcreatie, transcripties, automatisering, analyses, softwareontwikkeling of andere dienstverlening.

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, leveringen en diensten van Nova Septem.

2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen.

2.3 Algemene voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

3.1 Alle offertes en aanbiedingen van Nova Septem zijn vrijblijvend.

3.2 Offertes zijn geldig gedurende 30 dagen tenzij anders vermeld.

3.3 Een overeenkomst komt tot stand zodra:

• opdrachtgever schriftelijk akkoord geeft;
• een offerte digitaal of schriftelijk wordt bevestigd;
• Nova Septem aanvangt met de werkzaamheden.

3.4 Alle prijzen zijn exclusief BTW en overige heffingen van overheidswege.

3.5 Nova Septem heeft het recht prijzen aan te passen bij:

• prijswijzigingen van leveranciers;
• stijgende licentie- of hostingkosten;
• prijswijzigingen van Microsoft of andere cloudleveranciers;
• wijzigingen in wet- en regelgeving;
• inflatie of indexering.

3.6 'Meerwerk' - Werkzaamheden buiten de oorspronkelijke overeenkomst gelden als meerwerk en worden afzonderlijk gefactureerd op basis van nacalculatie of aanvullende offerte. Onder meerwerk wordt mede verstaan aanvullende wensen, wijzigingen, extra revisierondes, aanvullende functionaliteiten, spoedwerkzaamheden en werkzaamheden die ontstaan doordat door opdrachtgever verstrekte informatie onjuist of onvolledig blijkt.

3.7 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen kunnen overlegmomenten, supportverzoeken, strategische sessies, besprekingen, telefonische ondersteuning, videocalls, WhatsApp-communicatie, trainingen, advieswerkzaamheden en overige communicatie-uren afzonderlijk in rekening worden gebracht.

4.1 Nova Septem zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren.

4.2 Nova Septem heeft het recht werkzaamheden geheel of gedeeltelijk door derden te laten uitvoeren.

4.3 Opdrachtgever draagt zorg voor tijdige aanlevering van alle noodzakelijke gegevens, content, toegangscodes en materialen.

4.4 Vertraging ontstaan door het niet tijdig aanleveren van gegevens komt volledig voor rekening van opdrachtgever.

4.5 Nova Septem heeft het recht werkzaamheden op te schorten zolang opdrachtgever niet voldoet aan zijn verplichtingen.

4.6 Een website, applicatie, ERP-systeem, softwareproject of andere digitale levering geldt als geaccepteerd indien opdrachtgever niet binnen 14 dagen na levering schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maakt. Indien opdrachtgever de geleverde website, applicatie, software of andere digitale dienst vóór afloop van deze termijn in gebruik neemt, geldt deze eveneens als geaccepteerd.

4.7 Kleine fouten, ontbrekende onderdelen of afwijkingen die ingebruikname redelijkerwijs niet verhinderen, vormen geen grond voor afkeuring, opschorting van betaling of ontbinding van de overeenkomst.

4.8 Nova Septem is niet aansprakelijk voor storingen, beveiligingsproblemen, prestatieverlies, incompatibiliteit of schade ontstaan door wijzigingen die door opdrachtgever of door opdrachtgever ingeschakelde derden zijn uitgevoerd, waaronder mede begrepen plugininstallaties, themawijzigingen, software-updates, codewijzigingen, configuratiewijzigingen of wijzigingen binnen CMS-, hosting- of cloudomgevingen.

4.9 Indien opdrachtgever of door opdrachtgever toegelaten derden zelfstandig toegang verkrijgen tot systemen, websites, hostingomgevingen, CMS-systemen, ERP-systemen of cloudomgevingen, komen de gevolgen en risico's van uitgevoerde wijzigingen volledig voor rekening van opdrachtgever.

5.1 Opgegeven levertijden zijn indicatief en nimmer fatale termijnen.

5.2 Overschrijding van een termijn geeft opdrachtgever geen recht op schadevergoeding of ontbinding.

5.3 Wijzigingen, aanvullingen of extra wensen van opdrachtgever kunnen invloed hebben op de planning en opleverdatum.

6.1 Nova Septem levert hosting- en cloudoplossingen op basis van een inspanningsverplichting.

6.2 Nova Septem garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid van diensten.

6.3 Onderhoud, updates en beveiligingsmaatregelen kunnen tijdelijke onderbrekingen veroorzaken.

6.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor:

• veilig wachtwoordbeheer;
• gebruik van multi-factor authenticatie waar beschikbaar;
• gebruikersbeheer;
• rechtmatig gebruik van systemen.

6.5 Het is opdrachtgever niet toegestaan:

• spam te verzenden;
• malware te verspreiden;
• systemen te misbruiken;
• illegale content te hosten;
• activiteiten uit te voeren die schade veroorzaken aan systemen of netwerken.

6.6 Bij overtreding heeft Nova Septem het recht dienstverlening direct tijdelijk op te schorten.

6.7 Dataverkeer, opslagruimte en e-mailverkeer zijn beperkt tot de afgesproken pakketlimieten. Bij overschrijding kan Nova Septem het pakket aanpassen.

6.8 Nova Septem heeft het recht periodiek onderhoud uit te voeren aan systemen, servers, hostingomgevingen en cloudplatformen. Indien mogelijk zal Nova Septem gepland onderhoud vooraf communiceren.

6.9 Indien opdrachtgever buitensporig gebruik maakt van hosting-, opslag-, e-mail- of servercapaciteit waardoor systemen van Nova Septem of derden negatief worden beïnvloed, heeft Nova Septem het recht maatregelen te treffen, waaronder beperking, tijdelijke blokkering of aanpassing van het hostingpakket.

6.10 Werkzaamheden buiten overeengekomen support-, onderhouds- of SLA-afspraken worden uitgevoerd op basis van nacalculatie.

6.11 Nova Septem is gerechtigd beveiligingsmaatregelen te treffen indien dit noodzakelijk is voor de continuïteit of veiligheid van haar systemen of die van andere opdrachtgevers.

7.1 Domeinnamen worden geregistreerd op naam van opdrachtgever tenzij anders overeengekomen.

7.2 Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor tijdige betaling van domein- en licentiekosten.

7.3 Voor Microsoft 365, Exchange en andere clouddiensten gelden tevens de voorwaarden van de betreffende leverancier.

7.4 Nova Septem is niet aansprakelijk voor storingen, prijswijzigingen, beleidswijzigingen of functiewijzigingen van derde leveranciers.

7.5 Opdrachtgever aanvaardt dat dienstverlening van derden, waaronder Microsoft, Google, hostingproviders en softwareleveranciers, onderhevig kan zijn aan wijzigingen in prijzen, functionaliteiten, voorwaarden en beschikbaarheid.

7.6 Nova Septem is niet aansprakelijk voor het vervallen, wijzigen, blokkeren of beëindigen van licenties, API-koppelingen, plugins, softwarecomponenten of diensten van derden.

8.1 Nova Septem spant zich in om campagnes en online zichtbaarheid te optimaliseren, maar geeft geen garanties op:

• posities in zoekmachines;
• omzet;
• leads;
• conversies;
• bereik;
• advertentieresultaten.

8.2 Resultaten zijn mede afhankelijk van algoritmes, concurrentie, advertentiebudgetten en externe platforms.

8.3 Advertentiebudgetten van derden zijn exclusief de tarieven van Nova Septem tenzij anders overeengekomen.

8.4 Nova Septem heeft het recht gebruik te maken van AI-tools bij contentcreatie, transcripties, analyses, advertenties, softwareontwikkeling en overige dienstverlening. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor controle op juistheid, volledigheid en geschiktheid van de geleverde content.

8.5 Nova Septem is niet aansprakelijk voor wijzigingen, blokkades, accountbeperkingen, advertentieafkeuringen of algoritmewijzigingen van zoekmachines, socialmediaplatformen of advertentieplatformen.

8.6 Nova Septem is niet verantwoordelijk voor negatieve gevolgen van wijzigingen in algoritmen, AI-overzichten, zoekfunctionaliteiten of beleid van zoekmachines en advertentieplatformen.

9.1 Opdrachtgever garandeert dat toestemming is verkregen van alle personen die voorkomen in video-, foto- of audiomateriaal.

9.2 Opdrachtgever verleent Nova Septem toestemming om vervaardigde content te gebruiken voor portfolio- en promotiedoeleinden tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9.3 Nova Septem is niet aansprakelijk voor claims met betrekking tot portretrechten, auteursrechten of privacyrechten van door opdrachtgever aangeleverde materialen.

9.4 Nova Septem mag interviewmateriaal en transcripties redactioneel bewerken ten behoeve van leesbaarheid, SEO, marketing of publicatie, zonder de inhoudelijke strekking wezenlijk te wijzigen.

10.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op door Nova Septem ontwikkelde software, koppelingen, ontwerpen, code, systemen, templates, documentatie, fotografie, videomateriaal, grafische ontwerpen, huisstijlen en concepten blijven eigendom van Nova Septem tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

10.2 Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief gebruiksrecht.

10.3 Nova Septem mag generieke onderdelen, frameworks, libraries en opgedane kennis hergebruiken voor andere projecten.

10.4 Door opdrachtgever aangeleverde content blijft eigendom van opdrachtgever.

10.5 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen blijven broncode, ontwikkelomgevingen, repositories, frameworks, libraries en technische documentatie eigendom van Nova Septem.

10.6 Opdrachtgever verkrijgt geen recht op overdracht van broncode, repositories of escrow-regelingen tenzij partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk overeenkomen.

11.1 Facturen dienen te worden voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum tenzij anders overeengekomen.

11.2 Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever van rechtswege in verzuim.

11.3 Nova Septem heeft bij betalingsachterstand het recht:

• werkzaamheden op te schorten;
• hosting tijdelijk offline te zetten;
• support te stoppen;
• licenties tijdelijk te blokkeren.

11.4 Alle redelijke incasso- en gerechtelijke kosten komen voor rekening van opdrachtgever.

11.5 Bij niet tijdige betaling is opdrachtgever de wettelijke handelsrente verschuldigd vanaf de vervaldatum van de factuur tot aan de dag van volledige betaling.

11.6 Alle redelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten komen volledig voor rekening van opdrachtgever.

11.7 Nova Septem heeft het recht de levering, overdracht, migratie of vrijgave van bestanden, websites, systemen, broncode, data, domeinnamen of andere digitale diensten op te schorten totdat opdrachtgever volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan.

11.8 Nova Septem is gerechtigd werkzaamheden te hervatten nadat alle openstaande bedragen volledig zijn voldaan.

12.1 Overeenkomsten voor hosting, onderhoud, support, licenties, online marketing, cloud- en Microsoft 365 diensten en overige periodieke dienstverlening worden aangegaan voor een minimale contractduur van 12 maanden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

12.2 De contractduur vangt aan op de ingangsdatum van de betreffende dienst. Indien geen afzonderlijke ingangsdatum is overeengekomen, geldt de factuurdatum van de eerste factuur voor de betreffende dienst als ingangsdatum van de overeenkomst.

12.3 Iedere periodieke dienst heeft een eigen contractduur, verlenging en opzegtermijn. Indien opdrachtgever meerdere diensten van Nova Septem afneemt, worden deze voor wat betreft de looptijd en beëindiging als afzonderlijke overeenkomsten beschouwd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

12.4 Na afloop van de contractduur wordt de betreffende overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met eenzelfde contractperiode als oorspronkelijk overeengekomen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

12.5 Opzegging dient schriftelijk te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden vóór het einde van de lopende contractperiode.

12.6 Indien opdrachtgever de overeenkomst voortijdig beëindigt, heeft Nova Septem recht op vergoeding van reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten, gereserveerde capaciteit en reeds ingekochte licenties, abonnementen of diensten.

12.7 Nova Septem is gerechtigd redelijke kosten in rekening te brengen voor export, migratie, overdracht van data, websites, e-mailomgevingen, ERP-systemen of andere digitale diensten, alsmede voor ondersteuning bij beëindiging van de overeenkomst.

13.1 Nova Septem is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.

13.2 Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.

13.3 Indien geen uitkering plaatsvindt, is aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht met een maximum van €5.000.

13.4 Nova Septem is nooit aansprakelijk voor:

• indirecte schade;
• gevolgschade;
• gederfde winst;
• verlies van data;
• reputatieschade;
• bedrijfsstagnatie;
• cyberaanvallen;
• hacking;
• ransomware;
• storingen bij derden.

13.5 Nova Septem is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door:

• foutieve input van opdrachtgever;
• handelen van derden;
• storingen bij leveranciers;
• Microsoft-, hosting- of cloudstoringen.

13.6 Nova Septem is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit phishing, spoofing, hacking, ransomware, datalekken, malware, cybercriminaliteit of onbevoegde toegang tot systemen, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Nova Septem.

13.7 Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor adequaat gebruikersbeheer, veilige wachtwoorden, multi-factor authenticatie, antivirussoftware, beveiligde werkplekken en intern beveiligingsbeleid.

14.1 Nova Septem kan back-ups maken, maar geeft geen garantie op volledige beschikbaarheid of herstelbaarheid van data.

14.2 Opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor eigen back-ups en controle van data.

14.3 Nova Septem is niet aansprakelijk voor verlies van gegevens.

14.4 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen worden back-ups uitgevoerd op basis van een inspanningsverplichting en kunnen hieraan geen garanties ten aanzien van beschikbaarheid, volledigheid of herstelbaarheid worden ontleend.

15.1 Indien Nova Septem persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van opdrachtgever, geldt Nova Septem als verwerker in de zin van de AVG.

15.2 Partijen sluiten indien wettelijk vereist een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

15.3 Nova Septem treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

15.4 Nova Septem heeft het recht bij de uitvoering van haar dienstverlening gebruik te maken van subverwerkers, hostingproviders, cloudleveranciers en externe softwarediensten.

15.5 Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens, waaronder toestemming voor mailinglijsten, contactformulieren, marketingcampagnes en opgeslagen klantgegevens.

16.1 Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de invloed van Nova Septem waardoor nakoming redelijkerwijs niet kan worden verlangd.

16.2 Onder overmacht vallen onder meer:

• internetstoringen;
• stroomstoringen;
• cyberaanvallen;
• storingen bij leveranciers;
• pandemieën;
• overheidsmaatregelen;
• hacking;
• uitval van cloudplatformen.

16.3 Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort.

17.1 Partijen zijn verplicht vertrouwelijke informatie geheim te houden.

17.2 Deze verplichting blijft bestaan na beëindiging van de overeenkomst.

17.3 Het is opdrachtgever niet toegestaan gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 12 maanden daarna medewerkers, freelancers of ingeschakelde derden van Nova Septem rechtstreeks in dienst te nemen of werkzaamheden door hen te laten verrichten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Nova Septem.

17.4 Deze geheimhoudingsverplichting geldt eveneens voor alle medewerkers, freelancers en door Nova Septem ingeschakelde derden.

18.1 Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

18.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland.

19.1 Nova Septem heeft het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen.

19.2 Gewijzigde voorwaarden treden in werking 30 dagen na bekendmaking.

19.3 Indien opdrachtgever niet akkoord gaat met gewijzigde voorwaarden, heeft opdrachtgever het recht de overeenkomst schriftelijk op te zeggen vóór de ingangsdatum van de wijziging.

19.4 Deze algemene voorwaarden zijn primair opgesteld voor zakelijke opdrachtgevers. Indien opdrachtgever een consument is, gelden aanvullend de dwingendrechtelijke bepalingen uit het consumentenrecht.